Vier Abrechnungseinheiten, nicht vier Preise
Ein Telefonsekretariat rechnet auf vier Arten ab, und es ist die Wahl der Einheit, weit mehr als der ausgewiesene Preis, die Ihre Rechnung am Monatsende bestimmt. Pro Anruf: Jede Abnahme zählt als eine, gleich welcher Länge. Pro Stunde oder in Blöcken: Sie reservieren Verfügbarkeit, ob das Telefon klingelt oder nicht. Pro gesprochener Minute: Sie zahlen die tatsächlich in der Leitung verbrachte Zeit. Als Gehalt: Sie zahlen Anwesenheitsstunden, mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz.
Zwei Angebote zu vergleichen heißt daher zuerst, beide auf dieselbe Einheit zu bringen. Ein Anbieter pro Anruf und einer pro Minute lassen sich nicht an ihren Preislisten vergleichen: Sie lassen sich nur an zwölf Monaten Ihrer eigenen Anrufe vergleichen.
| Einheit | Was Ihnen gezählt wird | Was die Rechnung treibt |
|---|---|---|
| Pro Anruf | Jede Abnahme, gleich welcher Länge | Die Zahl der Anrufe, auch sehr kurzer |
| Pro Stunde, in Blöcken | Reservierte Verfügbarkeit | Die Zeitspanne, ob es klingelt oder nicht |
| Pro gesprochener Minute | Die tatsächlich in der Leitung verbrachte Zeit | Die Länge der Gespräche |
| Als Gehalt | Anwesenheitsstunden, Nebenkosten inbegriffen | Personalstärke und Spanne, nicht der Verkehr |
Zwei Angebote vergleicht man nicht an ihren Preislisten, sondern an zwölf Monaten Ihrer eigenen Anrufe, auf dieselbe Einheit gebracht.
Der entscheidende Parameter: die durchschnittliche Länge Ihrer Anrufe
Sehen Sie sich die durchschnittliche Länge eines eingehenden Anrufs bei Ihnen an. Ist sie kurz, eine Uhrzeit, eine Adresse, eine Bestätigung, kostet Sie die Abrechnung pro Anruf viel: Ein Gespräch von vierzig Sekunden wird Ihnen als vollständiges gezählt. Ist sie lang, mit Anliegen über mehrere Minuten, ist es umgekehrt: Die Abrechnung pro Anruf wird schützend und die Minute wird teuer.
Die meisten Empfänge kleiner Betriebe liegen im ersten Fall. In einer Praxis, einem Salon oder einer Werkstatt sind die Hälfte der Eingänge Fragen von dreißig Sekunden bis anderthalb Minuten. Genau dieses Profil kostet bei Abrechnung pro Anruf am meisten, und genau dieses Profil zielen die Angebote pro Anruf zuerst an.
Der zweite Parameter ist das Volumen, aber er zählt weniger als gedacht: Er vervielfacht die Rechnung, ohne zu ändern, welche der beiden Einheiten Ihnen nützt.
| Durchschnittliche Anruflänge | Einheit, die Ihnen nützt | Warum |
|---|---|---|
| Unter zwei Minuten | Pro Minute | Ein Gespräch von vierzig Sekunden zählt bei Abrechnung pro Anruf als vollständiges |
| Um drei Minuten | Beide sind gleichwertig | Das ist die Kippzone, entschieden wird sie an Ihrem Nachweis |
| Über fünf Minuten | Pro Anruf | Die Minute wird teuer, das Anrufpaket wird schützend |
Die meisten Empfänge kleiner Betriebe stehen in der ersten Zeile: In einer Praxis, einem Salon oder einer Werkstatt dauern die Hälfte der Eingänge dreißig Sekunden bis anderthalb Minuten.
Was der ausgewiesene Preis nicht sagt
Drei Zeilen entgehen dem Vergleich fast immer. Der Monatsmindestumsatz: Viele Angebote pro Anruf schreiben einen vor, und er macht aus einem nutzungsabhängigen Preis ein Abonnement, sobald Ihr Monat ruhig ist. Die Zuschläge: Nacht, Wochenende, Feiertage, mit Sätzen, die je nach Anbieter um das Doppelte schwanken. Die Bindung: Ein Jahresvertrag ist kein Preis, wird aber an dem Tag zu einem, an dem die Leistung nicht mehr passt.
Dazu kommt, was nicht berechnet, aber bezahlt wird: die Zeit, ein wechselndes Team einzuweisen, und die schlecht angenommenen Anrufe, die nachgeholt werden müssen. Das sind echte Kosten; auf keiner Rechnung stehen sie.
Fünf Zeilen entgehen dem Vergleich fast immer. Die ersten vier stehen im Vertrag, die letzte nirgends.
- Der Monatsmindestumsatz, der aus einem nutzungsabhängigen Preis ein Abonnement macht, sobald der Monat ruhig ist.
- Die Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertage, mit Sätzen, die von Anbieter zu Anbieter um das Doppelte schwanken.
- Die Einrichtungsgebühren, einmal berechnet, aber mitunter schwerer als mehrere Monatsbeiträge.
- Die Bindung, die kein Preis ist, bis zu dem Tag, an dem die Leistung nicht mehr passt.
- Die Zeit, ein wechselndes Team einzuweisen, und die schlecht angenommenen Anrufe, die nachgeholt werden müssen. Keine Rechnung trägt sie.
Die Abwägung mit einer eigenen Stelle
Ein eigener Empfang lässt sich schlecht mit einer Dienstleistung vergleichen, weil er nicht dasselbe kauft. Er kauft Anwesenheitsstunden, also auch die stillen Stunden, den Urlaub, die Krankheitstage und die Vertretung. Eine Dienstleistung kauft bearbeitete Anrufe. Die ehrliche Rechnung teilt die vollen Jahreskosten der Stelle durch die Zahl der tatsächlich angenommenen Anrufe und vergleicht diese Zahl.
Diese Rechnung neigt sich oft, aber nicht immer. Ein Empfang, der auch Post, Rechnungen, Aktenpflege und Besucher übernimmt, lässt sich durch einen Telefondienst nicht ersetzen: Sie verglichen nur den telefonischen Teil der Stelle, und der Rest bliebe zu tun.
Die ehrliche Rechnung, in vier Handgriffen. Sie entsteht mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Einzelnachweis, ohne einen Anbieter zu fragen.
- 1 Nehmen Sie die vollen Jahreskosten der Stelle: Gehalt mit Nebenkosten, Arbeitsplatz, Urlaub, Vertretung bei Abwesenheit.
- 2 Ziehen Sie den Teil ab, der nicht Telefon ist: Post, Rechnungen, Aktenpflege, Besucherempfang.
- 3 Zählen Sie die im Jahr tatsächlich angenommenen Anrufe aus dem Einzelnachweis Ihres Netzbetreibers.
- 4 Teilen Sie den telefonischen Kostenanteil durch diese Anrufzahl. Diese Zahl, und nur sie, vergleicht sich mit einer Dienstleistung.
Wo Cantya steht
Cantya rechnet nach der tatsächlich gesprochenen Minute ab, in einem Abonnement ohne Bindung. Das ist die Einheit, die Empfängen mit kurzen Anrufen nützt, also den meisten kleinen Betrieben, und die Ihnen schadet, wenn Ihre Anrufe lange dauern: Bei Gesprächen von zehn Minuten kommt Sie eine Abrechnung pro Anruf günstiger.
Die Beträge werden hier nicht abgeschrieben, weil sie sich ändern: Sie stehen auf der Preisseite, mit einem Rechner, der Ihr Volumen und Ihre Durchschnittsdauer nimmt. Das ist die einzige Rechnung, die entscheidet, und sie entsteht mit Ihren Zahlen, nicht mit unseren.
Eine letzte Vorsicht: Vergleichen Sie über zwölf Monate, nicht über einen. Ein ruhiger Monat begünstigt die Minute, ein voller den Anruf, und nur der Jahresschnitt entscheidet etwas. Zögern Sie nach dieser Rechnung noch, ist der Abstand wahrscheinlich klein genug, dass andere Kriterien entscheiden: was vom Anruf bleibt, wenn er endet, welche Stunden tatsächlich abgedeckt sind, und wie viel umgeschrieben werden muss an dem Tag, an dem eine Antwort nicht passt.
Häufige Fragen
- Braucht es eine Mindestzahl an Anrufen, damit es sich lohnt?
- Nein, und genau das ändert die Abrechnung pro Minute: Ohne Monatsmindestumsatz kostet ein ruhiger Monat, was er verbraucht hat. Die Rentabilitätsschwelle verschiebt sich damit vom Volumen zur durchschnittlichen Anruflänge.
- Wie schätze ich mein Anrufvolumen, ohne es zu messen?
- Der Einzelnachweis Ihres Netzbetreibers gibt Zahl und Dauer der eingehenden Anrufe Monat für Monat, auch der nicht angenommenen. Das ist die einzige verlässliche Zahl, und Sie haben sie schon.
- Ist ein Preis pro Anruf immer teurer?
- Nein. Er ist bei kurzen Anrufen teurer und bei langen günstiger. Der Umschlag liegt etwa bei der im Paket Ihres Anbieters abgerechneten Durchschnittsdauer, nach der man ausdrücklich fragen muss.
