Quattro unità di fatturazione, non quattro prezzi
Una segreteria telefonica si fattura in quattro modi, ed è la scelta dell’unità, molto più della tariffa esposta, a decidere la tua fattura a fine mese. A chiamata: ogni risposta conta per una, qualunque sia la durata. A ora o a fasce: prenoti disponibilità, che il telefono squilli o no. Al minuto parlato: paghi il tempo realmente passato in linea. A stipendio: paghi ore di presenza, con i contributi e la postazione che comportano.
Confrontare due offerte significa quindi prima riportarle alla stessa unità. Un fornitore a chiamata e uno a minuto non si possono confrontare sui listini: si possono confrontare solo su dodici mesi delle tue chiamate.
| Unità | Cosa ti viene contato | Cosa fa salire la fattura |
|---|---|---|
| A chiamata | Ogni risposta, qualunque sia la durata | Il numero di chiamate, anche molto brevi |
| A ora, a fasce | Disponibilità prenotata | L’ampiezza oraria, che il telefono squilli o no |
| Al minuto parlato | Il tempo realmente passato in linea | La durata degli scambi |
| A stipendio | Ore di presenza, contributi compresi | L’organico e l’ampiezza, non il traffico |
Due offerte non si confrontano sui listini, ma su dodici mesi delle tue chiamate, riportate alla stessa unità.
Il parametro che decide: la durata media delle tue chiamate
Guarda la durata media di una chiamata in entrata da te. Se è breve, un orario, un indirizzo, una conferma, la fatturazione a chiamata ti costa cara: uno scambio di quaranta secondi ti viene contato come uno completo. Se è lunga, con richieste che si sviluppano in più minuti, è il contrario: la fatturazione a chiamata diventa protettiva e il minuto diventa caro.
La maggior parte delle accoglienze di piccole imprese è nel primo caso. In uno studio, un salone o un’officina, metà delle chiamate in entrata sono domande da trenta secondi a un minuto e mezzo. È esattamente il profilo su cui una fatturazione a chiamata costa di più, ed è anche il profilo che le offerte a chiamata puntano per prime.
Il secondo parametro è il volume, ma conta meno di quanto si creda: moltiplica la fattura senza cambiare quale delle due unità ti avvantaggia.
| Durata media di una chiamata | Unità che ti avvantaggia | Perché |
|---|---|---|
| Meno di due minuti | Al minuto | Uno scambio di quaranta secondi è contato come uno completo nella fatturazione a chiamata |
| Attorno ai tre minuti | Le due si equivalgono | È la zona di svolta, si decide sul tuo tabulato |
| Più di cinque minuti | A chiamata | Il minuto diventa caro, il pacchetto a chiamata diventa protettivo |
La maggior parte delle accoglienze di piccole imprese sta nella prima riga: in uno studio, un salone o un’officina, metà delle entrate dura da trenta secondi a un minuto e mezzo.
Cosa non dice il prezzo esposto
Tre righe sfuggono quasi sempre al confronto. Il minimo mensile: molte offerte a chiamata ne impongono uno, e trasforma una tariffa a consumo in abbonamento appena il mese è fiacco. Le maggiorazioni: notte, fine settimana, festivi, con tassi che variano dal semplice al doppio secondo il fornitore. Il vincolo: un contratto annuale non è un prezzo, ma lo diventa il giorno in cui il servizio non va più bene.
Aggiungi ciò che non si fattura ma si paga: il tempo speso a istruire una squadra che ruota, e le chiamate gestite male da recuperare. Sono costi reali; non compaiono su nessuna fattura.
Cinque righe sfuggono quasi sempre al confronto. Le prime quattro sono nel contratto, l’ultima da nessuna parte.
- Il minimo mensile, che trasforma una tariffa a consumo in abbonamento appena il mese è fiacco.
- Le maggiorazioni notturne, del fine settimana e dei festivi, con tassi che variano dal semplice al doppio tra fornitori.
- I costi di attivazione, fatturati una volta ma a volte più pesanti di diversi mesi di abbonamento.
- Il vincolo, che non è un prezzo fino al giorno in cui il servizio non va più bene.
- Il tempo speso a istruire una squadra che ruota, e le chiamate gestite male da recuperare. Nessuna fattura lo porta.
Il confronto con una postazione interna
Una postazione di accoglienza interna si confronta male con un servizio, perché non compra la stessa cosa. Compra ore di presenza, quindi anche le ore vuote, le ferie, le malattie e la sostituzione. Un servizio compra chiamate gestite. Il calcolo onesto consiste nel dividere il costo annuo completo della postazione per il numero di chiamate realmente prese, e confrontare quella cifra.
Il calcolo pende spesso, ma non sempre. Un’accoglienza che segue anche posta, fatturazione, pratiche e ricevimento in sede non è sostituibile con un servizio telefonico: confronteresti solo la parte telefonica del ruolo, e il resto resterebbe da fare.
Il calcolo onesto, in quattro gesti. Si fa con la tua contabilità e il tabulato dell’operatore, senza chiedere nulla a un fornitore.
- 1 Prendi il costo annuo completo della postazione: stipendio con contributi, postazione, ferie, sostituzione durante le assenze.
- 2 Togli la parte che non è telefono: posta, fatturazione, pratiche, ricevimento in sede.
- 3 Conta il numero di chiamate realmente prese nell’anno, sul tabulato del tuo operatore.
- 4 Dividi la parte telefonica del costo per quel numero di chiamate. È quella cifra, e solo quella, a confrontarsi con un servizio.
Dove si colloca Cantya
Cantya fattura al minuto realmente parlato, in un abbonamento senza vincoli. È l’unità che avvantaggia le accoglienze con chiamate brevi, cioè la maggior parte delle piccole imprese, ed è quella che ti penalizza se le tue chiamate durano a lungo: su scambi di dieci minuti, una fatturazione a chiamata ti costerà meno.
Gli importi non sono ricopiati qui perché cambiano: sono nella pagina delle tariffe, con un simulatore che prende il tuo volume e la tua durata media. È l’unico calcolo che decide, e si fa con i tuoi numeri, non con i nostri.
Un’ultima precauzione: confronta su dodici mesi, non su uno. Un mese fiacco favorisce il minuto, uno carico favorisce la chiamata, e solo la media annuale decide qualcosa. Se dopo quel calcolo esiti ancora, lo scarto è probabilmente abbastanza piccolo perché decidano altri criteri: cosa resta della chiamata quando finisce, le ore davvero coperte e quanto va riscritto il giorno in cui una risposta non ti convince.
Domande frequenti
- Serve un minimo di chiamate perché convenga?
- No, ed è proprio ciò che cambia la fatturazione al minuto: senza minimo mensile, un mese fiacco costa quello che ha consumato. La soglia di convenienza si sposta allora dal volume alla durata media delle chiamate.
- Come stimo il mio volume di chiamate senza misurarlo?
- Il tabulato del tuo operatore dà il numero di chiamate in entrata e la loro durata, mese per mese, comprese quelle senza risposta. È l’unica cifra affidabile, ed è già tua.
- Una tariffa a chiamata è sempre più cara?
- No. È più cara su chiamate brevi e meno cara su chiamate lunghe. La svolta si colloca attorno alla durata media fatturata nel pacchetto del tuo fornitore, da chiedergli esplicitamente.
