Risponde in due squilli
Risponde.
Ecco che cosa succede dopo.
Una telefonata dura raramente più di due minuti. Eccola, passo per passo, senza abbellimenti.
La telefonata, passo per passo
- 01
Risponde, subito
Due squilli, giorno e notte, weekend compresi. Chi chiama sente il suo messaggio di benvenuto, con il nome della sua attività. Nessuno finisce in segreteria.
- 02
Capisce che cosa gli si chiede
Conosce le sue prestazioni, i suoi orari e le sue regole, perché li ha descritti una volta. Risponde alle domande più comuni con le sue parole, non con un copione generico.
- 03
Agisce
Fissa l’appuntamento in agenda, annota la richiesta di richiamo, oppure passa la chiamata a qualcuno quando è la cosa giusta. La regola la decide lei, in anticipo.
- 04
Lascia traccia
Ogni chiamata le arriva riassunta, con la trascrizione e ciò che conta. Non si perde nulla, nemmeno quello che non ha avuto tempo di leggere.
Quello che in pochi sanno fare
Segue la lingua di chi chiama
- FR
- EN
- ES
- DE
- IT
- RO
La reception ha la sua lingua, quella che lei ha scelto. Ma se chi chiama le si rivolge in un’altra, passa a quella dalla replica successiva e tiene tutto il resto della telefonata in quella lingua. Senza commentarlo, senza chiedere conferma. Se cambia ancora, la segue ancora.
Sei lingue: francese, inglese, spagnolo, tedesco, italiano, rumeno. E ciò che annota per lei resta nella lingua in cui gliel’hanno detto.
Quando serve una persona
Può riprendere la chiamata in corso
Due modi per intervenire. Il trasferimento, quando la regola lo prevede: la chiamata passa alla sua linea. E la ripresa in diretta: lei entra nella conversazione dal browser, parla, e la reception si fa da parte senza che la chiamata finisca.
Chi chiama sente soltanto che gli stanno passando qualcuno.
L’avvio
- 01
Descrive la sua attività
Le sue prestazioni, i suoi orari, il suo modo di rispondere. Una ventina di minuti, una volta sola. Partiamo dal modello del suo settore, già compilato.
- 02
Imposta le regole
Chi trasferire e quando, che cosa annotare, che cosa non promettere mai. Rilegge il messaggio di benvenuto e lo adatta.
- 03
Collega il numero
Un numero dedicato, oppure la deviazione della sua linea attuale. Nessun codice, nessun costo di attivazione.
Che cosa Cantya non fa
Meglio dirlo prima che lo scopra.
- Niente chiamate in uscita. Né ricerca clienti, né solleciti, né promemoria automatici degli appuntamenti. È una reception, non un call center.
- Niente SMS per ora. Finché il mittente non è approvato dall’operatore, la reception non promette nulla per iscritto.
- Nessun collegamento che non abbiamo. Colleghiamo Google Calendar, WhatsApp, Slack, Microsoft Teams, Notion, Google Sheets e Airtable. Il resto passa dalla nostra API.
La cosa più semplice è sentirla
Chiami il numero di dimostrazione, o si faccia chiamare. Sessanta secondi bastano per capire se fa al caso suo.