Cuatro unidades de facturación, no cuatro precios
Una secretaría telefónica se factura de cuatro maneras, y es la elección de la unidad, mucho más que la tarifa anunciada, la que decide tu factura a fin de mes. Por llamada: cada descuelgue cuenta como uno, sea cual sea su duración. Por hora o por bloques: reservas disponibilidad, suene o no el teléfono. Por minuto hablado: pagas el tiempo realmente pasado en línea. Por salario: pagas horas de presencia, con las cargas y el puesto de trabajo que llevan.
Comparar dos ofertas empieza, por tanto, por llevar las dos a la misma unidad. Un proveedor por llamada y uno por minuto no se pueden comparar por su tarifa: solo se pueden comparar sobre doce meses de tus propias llamadas.
| Unidad | Lo que te cuentan | Lo que sube la factura |
|---|---|---|
| Por llamada | Cada descuelgue, sea cual sea su duración | El número de llamadas, aunque sean muy cortas |
| Por hora, por bloques | Disponibilidad reservada | La amplitud horaria, suene o no el teléfono |
| Por minuto hablado | El tiempo realmente pasado en línea | La duración de los intercambios |
| Por salario | Horas de presencia, cargas incluidas | La plantilla y la amplitud, no el tráfico |
Dos ofertas no se comparan por su tarifa, sino sobre doce meses de tus propias llamadas, llevadas a la misma unidad.
El parámetro que decide: la duración media de tus llamadas
Mira la duración media de una llamada entrante en tu caso. Si es corta, un horario, una dirección, una confirmación, la facturación por llamada te sale cara: un intercambio de cuarenta segundos se te cuenta como uno completo. Si es larga, con peticiones que se desarrollan en varios minutos, es al revés: la facturación por llamada se vuelve protectora y el minuto se vuelve caro.
La mayoría de recepciones de pyme están en el primer caso. En una clínica, un salón o un taller, la mitad de las entrantes son preguntas de treinta segundos a minuto y medio. Es exactamente el perfil en el que una facturación por llamada cuesta más, y es también el perfil al que apuntan primero las ofertas por llamada.
El segundo parámetro es el volumen, pero cuenta menos de lo que se cree: multiplica la factura sin cambiar cuál de las dos unidades te favorece.
| Duración media de una llamada | Unidad que te favorece | Por qué |
|---|---|---|
| Menos de dos minutos | Por minuto | Un intercambio de cuarenta segundos se cuenta como uno completo en la facturación por llamada |
| Alrededor de tres minutos | Las dos se equivalen | Es la zona de cruce, se decide con tu propio detalle |
| Más de cinco minutos | Por llamada | El minuto se vuelve caro, el paquete por llamada se vuelve protector |
La mayoría de recepciones de pyme están en la primera fila: en una clínica, un salón o un taller, la mitad de las entrantes duran de treinta segundos a minuto y medio.
Lo que el precio anunciado no dice
Tres líneas escapan casi siempre a la comparación. El mínimo mensual: muchas ofertas por llamada imponen uno, y convierte una tarifa por uso en cuota en cuanto tu mes es flojo. Los recargos: noche, fin de semana, festivos, con tasas que varían del simple al doble según el proveedor. La permanencia: un contrato anual no es un precio, pero se convierte en uno el día en que el servicio deja de convenir.
Añádele lo que no se factura pero se paga: el tiempo dedicado a instruir a un equipo que rota, y las llamadas mal atendidas que hay que recuperar. Son costes reales; no figuran en ninguna factura.
Cinco líneas escapan casi siempre a la comparación. Las cuatro primeras están en el contrato, la última no está en ningún sitio.
- El mínimo mensual, que convierte una tarifa por uso en cuota en cuanto tu mes es flojo.
- Los recargos de noche, fin de semana y festivos, con tasas que varían del simple al doble entre proveedores.
- La cuota de alta, facturada una vez pero a veces más pesada que varios meses de servicio.
- La permanencia, que no es un precio hasta el día en que el servicio deja de convenir.
- El tiempo dedicado a instruir a un equipo que rota, y las llamadas mal atendidas que hay que recuperar. Ninguna factura lo lleva.
La comparación con un puesto interno
Un puesto de recepción interno se compara mal con un servicio, porque no compra lo mismo. Compra horas de presencia, y por tanto también las horas flojas, las vacaciones, las bajas y la sustitución. Un servicio compra llamadas atendidas. El cálculo honesto consiste en dividir el coste anual completo del puesto por el número de llamadas realmente atendidas, y comparar esa cifra.
Ese cálculo suele inclinarse, pero no siempre. Una recepción que además lleva el correo, la facturación, el seguimiento de expedientes y la atención presencial no es sustituible por un servicio telefónico: solo compararías la parte telefónica del puesto, y lo demás seguiría por hacer.
El cálculo honesto, en cuatro gestos. Se hace con tu contabilidad y tu detalle de operador, sin pedirle nada a un proveedor.
- 1 Toma el coste anual completo del puesto: salario con cargas, puesto de trabajo, vacaciones, sustitución durante las ausencias.
- 2 Quítale la parte que no es teléfono: correo, facturación, seguimiento de expedientes, atención presencial.
- 3 Cuenta el número de llamadas realmente atendidas en el año, en el detalle de tu operador.
- 4 Divide la parte telefónica del coste por ese número de llamadas. Esa cifra, y solo esa, se compara con un servicio.
Dónde se sitúa Cantya
Cantya factura por minuto realmente hablado, dentro de una suscripción sin permanencia. Es la unidad que favorece a las recepciones de llamadas cortas, es decir, a la mayoría de las pymes, y es la que te perjudica si tus llamadas duran mucho: en intercambios de diez minutos, una facturación por llamada te costará menos.
Los importes no se copian aquí porque cambian: están en la página de tarifas, con un simulador que toma tu volumen y tu duración media. Es el único cálculo que decide, y se hace con tus cifras, no con las nuestras.
Una última precaución: compara sobre doce meses, no sobre uno. Un mes flojo favorece al minuto, uno cargado favorece a la llamada, y solo la media anual decide algo. Si después de ese cálculo sigues dudando, la diferencia es probablemente lo bastante pequeña como para que decidan otros criterios: lo que queda de la llamada cuando termina, las horas realmente cubiertas y cuánto hay que reescribir el día en que una respuesta no te convence.
Preguntas frecuentes
- ¿Hace falta un mínimo de llamadas para que salga a cuenta?
- No, y es justamente lo que cambia la facturación por minuto: sin mínimo mensual, un mes flojo cuesta lo que ha consumido. El umbral de rentabilidad se desplaza entonces del volumen a la duración media de las llamadas.
- ¿Cómo estimo mi volumen de llamadas sin medirlo?
- El detalle de tu operador da el número de llamadas entrantes y su duración, mes a mes, incluidas las no atendidas. Es la única cifra fiable, y ya la tienes.
- ¿Una tarifa por llamada es siempre más cara?
- No. Es más cara en llamadas cortas y más barata en llamadas largas. El cruce se sitúa en torno a la duración media facturada dentro del paquete de tu proveedor, que hay que pedirle expresamente.
