Patru unități de facturare, nu patru prețuri
Un secretariat telefonic se facturează în patru feluri, iar alegerea unității, mult mai mult decât tariful afișat, îți decide factura la final de lună. La apel: fiecare preluare contează ca una, oricare i-ar fi durata. La oră sau pe intervale: rezervi disponibilitate, fie că sună telefonul, fie că nu. La minutul vorbit: plătești timpul petrecut efectiv pe linie. Pe salariu: plătești ore de prezență, cu contribuțiile și postul de lucru care le însoțesc.
A compara două oferte înseamnă deci mai întâi a le aduce pe amândouă la aceeași unitate. Un furnizor la apel și unul la minut nu pot fi comparați pe grilele lor: pot fi comparați doar pe douăsprezece luni din apelurile tale.
| Unitate | Ce ți se contorizează | Ce urcă factura |
|---|---|---|
| La apel | Fiecare preluare, oricare i-ar fi durata | Numărul de apeluri, chiar foarte scurte |
| La oră, pe intervale | Disponibilitate rezervată | Amplitudinea orară, fie că sună telefonul, fie că nu |
| La minutul vorbit | Timpul petrecut efectiv pe linie | Durata discuțiilor |
| Pe salariu | Ore de prezență, contribuții incluse | Numărul de oameni și amplitudinea, nu traficul |
Două oferte nu se compară pe grile, ci pe douăsprezece luni din apelurile tale, aduse la aceeași unitate.
Parametrul care decide: durata medie a apelurilor tale
Uită-te la durata medie a unui apel primit la tine. Dacă e scurtă, un program, o adresă, o confirmare, facturarea la apel te costă scump: o discuție de patruzeci de secunde ți se contorizează ca una întreagă. Dacă e lungă, cu cereri care se desfășoară pe mai multe minute, e invers: facturarea la apel devine protectoare, iar minutul devine scump.
Majoritatea recepțiilor de firme mici sunt în primul caz. La un cabinet, un salon sau un service, jumătate din apelurile primite sunt întrebări de treizeci de secunde până la un minut și jumătate. Este exact profilul pe care o facturare la apel costă cel mai mult, și este și profilul pe care ofertele la apel îl țintesc primele.
Al doilea parametru e volumul, dar contează mai puțin decât se crede: multiplică factura fără să schimbe care dintre cele două unități te avantajează.
| Durata medie a unui apel | Unitatea care te avantajează | De ce |
|---|---|---|
| Sub două minute | La minut | O discuție de patruzeci de secunde e contorizată ca una întreagă la facturarea pe apel |
| În jur de trei minute | Cele două se echivalează | E zona de basculare, se decide pe desfășurătorul tău |
| Peste cinci minute | La apel | Minutul devine scump, pachetul pe apel devine protector |
Majoritatea recepțiilor de firme mici sunt pe primul rând: la un cabinet, un salon sau un service, jumătate din apelurile primite durează de la treizeci de secunde la un minut și jumătate.
Ce nu spune prețul afișat
Trei rânduri scapă aproape mereu comparației. Minimul lunar: multe oferte la apel impun unul, și transformă un tarif la consum în abonament de îndată ce luna e slabă. Majorările: noapte, weekend, sărbători, cu rate care variază de la simplu la dublu după furnizor. Angajamentul: un contract anual nu e un preț, dar devine unul în ziua în care serviciul nu mai convine.
Adaugă ce nu se facturează, dar se plătește: timpul petrecut instruind o echipă care se rotește, și apelurile prost preluate care trebuie recuperate. Sunt costuri reale; nu figurează pe nicio factură.
Cinci rânduri scapă aproape mereu comparației. Primele patru sunt în contract, ultimul nicăieri.
- Minimul lunar, care transformă un tarif la consum în abonament de îndată ce luna e slabă.
- Majorările de noapte, de weekend și de sărbători, cu rate care variază de la simplu la dublu de la un furnizor la altul.
- Costurile de punere în funcțiune, facturate o dată, dar uneori mai grele decât câteva luni de abonament.
- Angajamentul, care nu e un preț până în ziua în care serviciul nu mai convine.
- Timpul petrecut instruind o echipă care se rotește, și apelurile prost preluate de recuperat. Nicio factură nu îl poartă.
Comparația cu un post intern
Un post de recepție intern se compară prost cu un serviciu, pentru că nu cumpără același lucru. Cumpără ore de prezență, deci și orele goale, concediile, zilele de boală și înlocuirea. Un serviciu cumpără apeluri tratate. Calculul cinstit constă în a împărți costul anual complet al postului la numărul de apeluri preluate cu adevărat, și a compara acea cifră.
Calculul înclină adesea, dar nu întotdeauna. O recepție care se ocupă și de corespondență, facturare, urmărirea dosarelor și primirea vizitatorilor nu poate fi înlocuită cu un serviciu telefonic: ai compara doar partea telefonică a postului, iar restul ar rămâne de făcut.
Calculul cinstit, în patru gesturi. Se face cu contabilitatea ta și cu desfășurătorul operatorului, fără să ceri nimic unui furnizor.
- 1 Ia costul anual complet al postului: salariu cu contribuții, post de lucru, concedii, înlocuire în timpul absențelor.
- 2 Scoate partea care nu ține de telefon: corespondență, facturare, urmărirea dosarelor, primirea vizitatorilor.
- 3 Numără apelurile preluate cu adevărat în an, pe desfășurătorul operatorului tău.
- 4 Împarte partea telefonică a costului la acel număr de apeluri. Acea cifră, și numai ea, se compară cu un serviciu.
Unde se situează Cantya
Cantya facturează la minutul vorbit efectiv, într-un abonament fără angajament. Este unitatea care avantajează recepțiile cu apeluri scurte, adică majoritatea firmelor mici, și este cea care te dezavantajează dacă apelurile tale durează mult: la discuții de zece minute, o facturare la apel te va costa mai puțin.
Sumele nu sunt copiate aici pentru că se schimbă: sunt pe pagina de tarife, cu un simulator care ia volumul tău și durata ta medie. E singurul calcul care decide, și se face cu cifrele tale, nu cu ale noastre.
O ultimă precauție: compară pe douăsprezece luni, nu pe una. O lună slabă avantajează minutul, una încărcată avantajează apelul, și doar media anuală decide ceva. Dacă după acel calcul încă eziți, diferența e probabil destul de mică încât să decidă alte criterii: ce rămâne din apel după ce se încheie, orele acoperite cu adevărat și cât trebuie rescris în ziua în care un răspuns nu îți convine.
Întrebări frecvente
- E nevoie de un minim de apeluri ca să fie rentabil?
- Nu, și tocmai asta schimbă facturarea la minut: fără minim lunar, o lună slabă costă cât a consumat. Pragul de rentabilitate se mută atunci de la volum la durata medie a apelurilor.
- Cum îmi estimez volumul de apeluri fără să îl măsor?
- Desfășurătorul operatorului dă numărul apelurilor primite și durata lor, lună de lună, inclusiv cele fără răspuns. E singura cifră de încredere, și e deja la tine.
- Un tarif la apel e întotdeauna mai scump?
- Nu. E mai scump la apeluri scurte și mai ieftin la apeluri lungi. Bascularea se află în jurul duratei medii facturate în pachetul furnizorului tău, pe care trebuie să i-o ceri explicit.
